メールアーカイブを賢く活用

メールアーカイブ ? 優れた機能活用による 5 つのメリット

メールアーカイブ ? 優れた機能活用による 5 つのメリット メールアーカイブとは、メールサーバーと連動して、全メールのやり取りを完全に保存し、勝手な削除や上書きなどが出来ない状態に長期保管することのできる機能のことです。
添付ファイルも含めて保存することができ、改ざんできない状態にしておくことが出来ます。
メールアーカイブのこの機能によって、5つのメリットが生まれます。
1つ目は、不正行為の証拠となるメール履歴が消去できないので、不正抑止効果が期待されることです。
情報漏洩した際にもその経路の特定がスムーズになります。
2つ目に、法的な証拠能力の担保として使えることがあげられます。
訴訟リスクを軽減することが可能になるのです。
3つ目として、業務上の重要なメールを確実に確認することが出来ることがあります。
期日までに納品が済まないときなどに、交渉の過程のメールがすべて保存されているので事実関係を簡単に確認することが出来るようになっています。
リスク管理の強化につながるわけです。
4つ目には、不適切なメール利用の抑止があげられます。
すべてのメールが保存されているので、利用者のモラル向上に期待できます。
情報流出の抑止などにもつながります。
最後に、運用コスト削減についてもいえるでしょう。
高速で高価なメールサーバーにデータを保存せずとも、安価なストレージで代用できるので費用があまりかかりません。

メールアーカイブよる監査

メールアーカイブよる監査 今や社外とのやり取りに留まらず、社内の人間同士とも電子メールが使われています。
近い距離に居るのにも関わらず口頭ではなく、ネット上でやり取りするのは形として文などが残ることが関係しています。
こうした点から現在ビジネス面ではメールアーカイブという機能を活用するように社員たちに促されているほどです。
アーカイブという言葉からわかるように、全ての事柄を保存するという事なので、現代のように送受信が膨大になっている状態では必要不可欠なことです。
そして、こういったメールアーカイブは監査の対象にも指定されています。
メールというのは情報漏えいの要因として最も割合が多いと言われています。
そのため、文面だけに限らずに添付されているファイルに至るまで管理している者が追跡できるようにしておかなければならないのです。
また、組織が巨大化するほど社員一人一人に目が向かなくなるので、勝手な都合で消されてしまってもわかりません。
そういった時、メールアーカイブという一元管理できる方法は内部統制という観点から非常に望ましい形だと言えるわけです。
そして、監査が行いやすいという事はすぐに取るべき対処が決められるので手遅れになりません。

新着情報

◎2017/8/21

メールアーカイブ機能の使い方
の情報を更新しました。

◎2017/6/30

サイトを公開しました

「社内 監査」
に関連するツイート
Twitter

企業向けITセキュリティーサービス ​グローングループでは社内の セキュリティーシステムに関して、 支援、監査、開発、運用の4つの視点から包括的に貴社のセキュリティー・ITリテラシーの向上をお手伝い致します。 groen.technology

Twitter【公式】GROEN Technology&Security@SecurityGroen

返信 リツイート 14:17

今週の難関は監査だけだと思っていたのに、それとは関係なくもっとやばいことがおきて社内がざわついてる また平穏には程遠い状況に……ヤメテクレー

Twitterクローバー@通販受付中@sseaclover

返信 リツイート 14:05

RT @makomelo: 東芝がウェスティングハウスに発注した福島第一の燃料取扱機に不具合が多発。東京電力は30件の不適合を報告され、社内監査室と監視室から海外調達品に注意と指摘されながらも放置。資料にはWHの名称は一切出ず。東芝はWHで大ゴケしたのに、まだ舐めてるし舐めら…

返信先:@min_cos_ 会社からツイートなうなう。 社内監査室からのチェックに怯えながら。

Twitter倉橋皐@次は池ハロかな@kurahasi1

返信 リツイート 10:30

企業向けITセキュリティーサービス ​グローングループでは社内の セキュリティーシステムに関して、 支援、監査、開発、運用の4つの視点から包括的に貴社のセキュリティー・ITリテラシーの向上をお手伝い致します。 groen.technology

Twitter【公式】GROEN Technology&Security@SecurityGroen

返信 リツイート 8:47

今日、社内監査だけど定時で上がれることをひたすら祈るのみ。 pic.twitter.com/vMoW5FJu51

>約30件の不適合が見つかっていたと公表。社内監査でも問題視されたが、根本的な調査をせず、今回の故障原因を見つけられなかったという。 なんで根本的な調査しないの?バカにしてるの?バレなきゃいいの? 東芝側が陳謝=福島第1クレーン故障: jiji.com/jc/article?k=2… @jijicom

返信先:@yamakazu9500 監査役は社内の経理に任してもいいのでしょうか?

返信先:@NakamuraYa_Y しかしプロ相手にさらにあの金額、社内監査体制(稟議)が相当ユルユルだったんでしょうね。 街の不動産屋でもわかりそうなのに。 M資金詐欺で引っかかる銀行みたいなもんかしら。

社内監査の書類はできてないけど!支社会議のあとは、気分クサクサで、呑まなきゃやってられまちぇん! pic.twitter.com/emsENez1oa

Twitterオムスビ@5/21から減酒(禁酒するとは言ってない)@omusubisachiyon

返信 リツイート 昨日 20:37