メールアーカイブを賢く活用

メールアーカイブ ? 優れた機能活用による 5 つのメリット

メールアーカイブ ? 優れた機能活用による 5 つのメリット メールアーカイブとは、メールサーバーと連動して、全メールのやり取りを完全に保存し、勝手な削除や上書きなどが出来ない状態に長期保管することのできる機能のことです。
添付ファイルも含めて保存することができ、改ざんできない状態にしておくことが出来ます。
メールアーカイブのこの機能によって、5つのメリットが生まれます。
1つ目は、不正行為の証拠となるメール履歴が消去できないので、不正抑止効果が期待されることです。
情報漏洩した際にもその経路の特定がスムーズになります。
2つ目に、法的な証拠能力の担保として使えることがあげられます。
訴訟リスクを軽減することが可能になるのです。
3つ目として、業務上の重要なメールを確実に確認することが出来ることがあります。
期日までに納品が済まないときなどに、交渉の過程のメールがすべて保存されているので事実関係を簡単に確認することが出来るようになっています。
リスク管理の強化につながるわけです。
4つ目には、不適切なメール利用の抑止があげられます。
すべてのメールが保存されているので、利用者のモラル向上に期待できます。
情報流出の抑止などにもつながります。
最後に、運用コスト削減についてもいえるでしょう。
高速で高価なメールサーバーにデータを保存せずとも、安価なストレージで代用できるので費用があまりかかりません。

メールアーカイブよる監査

メールアーカイブよる監査 今や社外とのやり取りに留まらず、社内の人間同士とも電子メールが使われています。
近い距離に居るのにも関わらず口頭ではなく、ネット上でやり取りするのは形として文などが残ることが関係しています。
こうした点から現在ビジネス面ではメールアーカイブという機能を活用するように社員たちに促されているほどです。
アーカイブという言葉からわかるように、全ての事柄を保存するという事なので、現代のように送受信が膨大になっている状態では必要不可欠なことです。
そして、こういったメールアーカイブは監査の対象にも指定されています。
メールというのは情報漏えいの要因として最も割合が多いと言われています。
そのため、文面だけに限らずに添付されているファイルに至るまで管理している者が追跡できるようにしておかなければならないのです。
また、組織が巨大化するほど社員一人一人に目が向かなくなるので、勝手な都合で消されてしまってもわかりません。
そういった時、メールアーカイブという一元管理できる方法は内部統制という観点から非常に望ましい形だと言えるわけです。
そして、監査が行いやすいという事はすぐに取るべき対処が決められるので手遅れになりません。

新着情報

◎2017/8/21

メールアーカイブ機能の使い方
の情報を更新しました。

◎2017/6/30

サイトを公開しました

「社内 監査」
に関連するツイート
Twitter

朝から社内健康診断。 ついでに必要書類提出。 監査役の一人にボツ食らう。 その監査役の人が、書類作った上司(現場先の私の上司)に直電。 ボツ箇所全部指導されるも、 上司はらかいて、半日行方知れず。 (続く)

Twitter siromanzyuu 布団@(:3[  ]

返信 リツイート 昨日 22:14

返信先:@Hayami1225K 監査専門の企業に委託してるんだけどハンパなく厳しいわ(´-ω-`) 再監査で更に金をむしりとるつもりなのか…… 中には社内監査なんていうヌルい会社もあるらしいね( ´,_ゝ`)

結局今回の監査は無駄な提出書類作らんでよくなったからなwこれで1日社内ニートの日が増えた結果にw

Twitter 09014863025 にせももじ

返信 リツイート 昨日 14:44

うっかり社内試験の一次に受かってしまったらしいんですけど、どうしたら:;(∩´﹏`∩);: 二次試験の日、監査ありますけど???

Twitter DerKraft りくinロストアリス

返信 リツイート 昨日 12:38

Q 社内取締役2人で、他の3人は社外取締役。取締役の選任方針は。スクウェア系、エニックス系は気にしてるか 松田:監査等委員会設置会社に移行するため、モニタリング機能重視で社外取締役中心にした。スクウェア系、エニックス系という話ではなく適切な経験がある人にお願いしてる #スクエニ株主総会

Twitter michsuzu すずき@スクエニ株主総会

返信 リツイート12 昨日 11:11

【第21回放送 1/4】 銀行員から中小企業経営者へ vimeo.com/275991865">vimeo.com/275991865 トヨセット株式会社 代表取締役社長 川原田淳さん 「トヨセットの経営破綻は...行わなかったことが象徴するように川原田氏の動機は、社員の生活を守ること。 トヨセット社長就任後は親会社トヨトミの理念を引用し、社内改革に取り組む。 創業家の原点に立ち戻り、働く意味を社員に問いかけ続けています。 〇トヨセット株式会社 http://www.toyoset.co.jp...

地図にないサーバセンター、何重にも巡らされたファイアウォール。厳格な社内規定によりアクセスは常に監査される。数百億行におよぶデータベースから今日紹介するのは、日本のどっかのタナカトミオ君のお小遣い。お母さんの機嫌がよいのか今月はプラス300円!【ハッキングMC】#twnovel

Twitter TetsuakiTanita タニタテツアキ@『はてない』発売中!

返信 リツイート 昨日 9:58

いい発色✨ でも今日は社内監査ってのがあって どうやら偉い人が来るらしい… 怒られるかな(笑) pic.twitter.com/IEvTyAIBXd

監査(かんさ、audit または auditing)とは、ある事象・対象に関し、遵守すべき法令や社内規程などの規準に照らして、業務や成果物がそれらに則っているかどうかの証拠を収集し、その証拠に基づいて、監査対象の有効性を利害関係者に合理的に保証すること。

Twitter kaisyajyouhou 役立つビジネス情報

返信 リツイート 昨日 8:00

6月19日 エアロ、ワークアウト BC45 地震や社内で大きい監査があり、落ち着かず、記録をサボってしまいました😭またゆるゆるやって行きます😓 この日は監査のため、社長達と昼御膳😀カロリー出してないけど、ボリューミーでした‼️ 先月のトレメニュー、CP39k.8r.3sが出来ないまま来月の予約😩 pic.twitter.com/6COBxU0Q1Q

Twitter SyoocoT syooco_training

返信 リツイート 昨日 0:57