メールアーカイブを賢く活用

メールアーカイブ ? 優れた機能活用による 5 つのメリット

メールアーカイブ ? 優れた機能活用による 5 つのメリット メールアーカイブとは、メールサーバーと連動して、全メールのやり取りを完全に保存し、勝手な削除や上書きなどが出来ない状態に長期保管することのできる機能のことです。
添付ファイルも含めて保存することができ、改ざんできない状態にしておくことが出来ます。
メールアーカイブのこの機能によって、5つのメリットが生まれます。
1つ目は、不正行為の証拠となるメール履歴が消去できないので、不正抑止効果が期待されることです。
情報漏洩した際にもその経路の特定がスムーズになります。
2つ目に、法的な証拠能力の担保として使えることがあげられます。
訴訟リスクを軽減することが可能になるのです。
3つ目として、業務上の重要なメールを確実に確認することが出来ることがあります。
期日までに納品が済まないときなどに、交渉の過程のメールがすべて保存されているので事実関係を簡単に確認することが出来るようになっています。
リスク管理の強化につながるわけです。
4つ目には、不適切なメール利用の抑止があげられます。
すべてのメールが保存されているので、利用者のモラル向上に期待できます。
情報流出の抑止などにもつながります。
最後に、運用コスト削減についてもいえるでしょう。
高速で高価なメールサーバーにデータを保存せずとも、安価なストレージで代用できるので費用があまりかかりません。

メールアーカイブよる監査

メールアーカイブよる監査 今や社外とのやり取りに留まらず、社内の人間同士とも電子メールが使われています。
近い距離に居るのにも関わらず口頭ではなく、ネット上でやり取りするのは形として文などが残ることが関係しています。
こうした点から現在ビジネス面ではメールアーカイブという機能を活用するように社員たちに促されているほどです。
アーカイブという言葉からわかるように、全ての事柄を保存するという事なので、現代のように送受信が膨大になっている状態では必要不可欠なことです。
そして、こういったメールアーカイブは監査の対象にも指定されています。
メールというのは情報漏えいの要因として最も割合が多いと言われています。
そのため、文面だけに限らずに添付されているファイルに至るまで管理している者が追跡できるようにしておかなければならないのです。
また、組織が巨大化するほど社員一人一人に目が向かなくなるので、勝手な都合で消されてしまってもわかりません。
そういった時、メールアーカイブという一元管理できる方法は内部統制という観点から非常に望ましい形だと言えるわけです。
そして、監査が行いやすいという事はすぐに取るべき対処が決められるので手遅れになりません。

新着情報

◎2017/8/21

メールアーカイブ機能の使い方
の情報を更新しました。

◎2017/6/30

サイトを公開しました

「社内 監査」
に関連するツイート
Twitter

社内監査疲れたー😂大阪本社のお偉いさんに1対1で色々聞かれたけど、その分今までふわっとこなしてきたことが白黒付けられたとこもあるし、監査だけど指摘しながら教えてくれるからためになった〜今夜はぐっすり眠れそう(眠れない日ないけど)

Twitter tibisuk1112 kana⋈*。゚

返信 リツイート 18:28

本来なら京都で同級生と呑んでたはずが、社内監査対応で一人呑みに・・・。明日も早いので、早々に〆ます(´༎ຶོρ༎ຶོ`) pic.twitter.com/5Akp1Cf5QJ

Twitter 0173P Satoshi Inada

返信 リツイート 昨日 23:13

明日はISOの内部監査だし、土曜は社内研修だし、無駄な作業に耐えるイベントが続く・・・。

Twitter aruto7 あるとせぶん

返信 リツイート 昨日 21:07

ベテ受験生()だからわかるけど、 会計士受験生向けの就活用?の某原発行雑誌、大手監査法人等は具体的な給与載せるようになったのか。 昔は社内規定による、だったが売り手の影響かな?

地図にないサーバセンター、何重にも巡らされたファイアウォール。厳格な社内規定によりアクセスは常に監査される。数百億行におよぶデータベースから今日紹介するのは、日本のどっかのタナカトミオ君のお小遣い。お母さんの機嫌がよいのか今月はプラス300円!【ハッキングMC】#twnovel

Twitter TetsuakiTanita タニタテツアキ@『はてない』発売中!

返信 リツイート 昨日 7:15

3連休明けで仕事MAXやる気無かったけど、 やる事 山盛りで辛かった😂 明日、社内監査あるし、 先週金曜日に出来てないとこみんなにやっといてって言うてたのに、 最終チェックしてたら、 全然漏れ漏れやって残業しながらちゃぶ台ひっくり返したろか思ったわ😇 やれや😇😇😇

内部監査は、見事オールAという最高成績で終えました\( ・ω・ )/♡ わりと厳しいうちの会社の内部監査で満点\( ・ω・ )/♡結果が出たら知らせてね、って上長に言われてたから送ったら、速攻社内メールで拡散された/(^o^)\

あとは、内部監査室という存在そのものが社内にとっては邪魔者になりかねないので、勤続年数が長い人を置くことで文句を言えなくする(もしくは社内で顔が広いため話の通りがスムーズ)側面もありますね! twitter.com/piyopiyoshukip…

Twitter SoraCpa 会計士そら

返信 リツイート 7/17(火) 9:23

今日は社内監査の日かつ、私の嫌いなホテルでの食事会…だけども、頑張れそう。

内部統制監査自体はいいけど、 社内監査部なり内部統制監査部なり、そっちを取りまとめている部署が、社内のあれな、定年間際の人しかいなく、あれなので、内部統制監査対応がめちゃくちゃめんどくさい。。。みたいな声がよく聞かれますね

Twitter piyopiyoshukipi しっぽりOLちゃん

返信 リツイート30 7/16(月) 22:35