メールアーカイブを賢く活用

メールアーカイブ ? 優れた機能活用による 5 つのメリット

メールアーカイブ ? 優れた機能活用による 5 つのメリット メールアーカイブとは、メールサーバーと連動して、全メールのやり取りを完全に保存し、勝手な削除や上書きなどが出来ない状態に長期保管することのできる機能のことです。
添付ファイルも含めて保存することができ、改ざんできない状態にしておくことが出来ます。
メールアーカイブのこの機能によって、5つのメリットが生まれます。
1つ目は、不正行為の証拠となるメール履歴が消去できないので、不正抑止効果が期待されることです。
情報漏洩した際にもその経路の特定がスムーズになります。
2つ目に、法的な証拠能力の担保として使えることがあげられます。
訴訟リスクを軽減することが可能になるのです。
3つ目として、業務上の重要なメールを確実に確認することが出来ることがあります。
期日までに納品が済まないときなどに、交渉の過程のメールがすべて保存されているので事実関係を簡単に確認することが出来るようになっています。
リスク管理の強化につながるわけです。
4つ目には、不適切なメール利用の抑止があげられます。
すべてのメールが保存されているので、利用者のモラル向上に期待できます。
情報流出の抑止などにもつながります。
最後に、運用コスト削減についてもいえるでしょう。
高速で高価なメールサーバーにデータを保存せずとも、安価なストレージで代用できるので費用があまりかかりません。

メールアーカイブよる監査

メールアーカイブよる監査 今や社外とのやり取りに留まらず、社内の人間同士とも電子メールが使われています。
近い距離に居るのにも関わらず口頭ではなく、ネット上でやり取りするのは形として文などが残ることが関係しています。
こうした点から現在ビジネス面ではメールアーカイブという機能を活用するように社員たちに促されているほどです。
アーカイブという言葉からわかるように、全ての事柄を保存するという事なので、現代のように送受信が膨大になっている状態では必要不可欠なことです。
そして、こういったメールアーカイブは監査の対象にも指定されています。
メールというのは情報漏えいの要因として最も割合が多いと言われています。
そのため、文面だけに限らずに添付されているファイルに至るまで管理している者が追跡できるようにしておかなければならないのです。
また、組織が巨大化するほど社員一人一人に目が向かなくなるので、勝手な都合で消されてしまってもわかりません。
そういった時、メールアーカイブという一元管理できる方法は内部統制という観点から非常に望ましい形だと言えるわけです。
そして、監査が行いやすいという事はすぐに取るべき対処が決められるので手遅れになりません。

新着情報

◎2017/8/21

メールアーカイブ機能の使い方
の情報を更新しました。

◎2017/6/30

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「社内 監査」
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返信 リツイート 2:16

返信先:@Kaho_yurucareer やっぱり銀行では先輩を立てないといけないもの? 会社で社内取締役だろうが、社外監査役だろうか、ガンガン言う自分はかなり、変わってるパターンか…

返信先:@foveonism いえいえ、デカイ組織の会社ですから社内監査です。 定期的に来るので面倒くさいだけですよ…。

Twitterレジェンド15@夜叉…今シーズンこそは日本一。@yasha0508

返信 リツイート 昨日 23:32

RT @upside_k: RIZAP、別に急に事業がダメになった訳じゃなくて、6月24日から監査法人が東邦から太陽に変わって、多少なりとも、ちゃんと監査されたら、膿やらゴミが溢れ出しただけでは。もちろん、松本元COOがそれの旗振り役になり、社内で大揉めしたのは目に浮かぶ話だけ…

RT @upside_k: RIZAP、別に急に事業がダメになった訳じゃなくて、6月24日から監査法人が東邦から太陽に変わって、多少なりとも、ちゃんと監査されたら、膿やらゴミが溢れ出しただけでは。もちろん、松本元COOがそれの旗振り役になり、社内で大揉めしたのは目に浮かぶ話だけ…

電車内での会話って思った以上に周りの人が聞いてるからバカな話はしたくない。しかし残念ながら所属会社連呼マン「俺たち〇〇としてはだなー」、エンドユーザーこき下ろしマン「鬱陶しいのがいてさー」、社内情報ダダ漏れマン「外部監査がハンコ押さなかったらしいぜ」などがウチの会社にもいる。

返信先:@SKIPPY37560478 他所の組織の外部監査委員だからね (=`ェ´=)社内の人間なら怒るし書類にアルコール掛けるよ(笑)

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返信 リツイート 昨日 12:16

RT @upside_k: RIZAP、別に急に事業がダメになった訳じゃなくて、6月24日から監査法人が東邦から太陽に変わって、多少なりとも、ちゃんと監査されたら、膿やらゴミが溢れ出しただけでは。もちろん、松本元COOがそれの旗振り役になり、社内で大揉めしたのは目に浮かぶ話だけ…

RT @upside_k: RIZAP、別に急に事業がダメになった訳じゃなくて、6月24日から監査法人が東邦から太陽に変わって、多少なりとも、ちゃんと監査されたら、膿やらゴミが溢れ出しただけでは。もちろん、松本元COOがそれの旗振り役になり、社内で大揉めしたのは目に浮かぶ話だけ…