メールアーカイブを賢く活用

メールアーカイブ ? 優れた機能活用による 5 つのメリット

メールアーカイブ ? 優れた機能活用による 5 つのメリット メールアーカイブとは、メールサーバーと連動して、全メールのやり取りを完全に保存し、勝手な削除や上書きなどが出来ない状態に長期保管することのできる機能のことです。
添付ファイルも含めて保存することができ、改ざんできない状態にしておくことが出来ます。
メールアーカイブのこの機能によって、5つのメリットが生まれます。
1つ目は、不正行為の証拠となるメール履歴が消去できないので、不正抑止効果が期待されることです。
情報漏洩した際にもその経路の特定がスムーズになります。
2つ目に、法的な証拠能力の担保として使えることがあげられます。
訴訟リスクを軽減することが可能になるのです。
3つ目として、業務上の重要なメールを確実に確認することが出来ることがあります。
期日までに納品が済まないときなどに、交渉の過程のメールがすべて保存されているので事実関係を簡単に確認することが出来るようになっています。
リスク管理の強化につながるわけです。
4つ目には、不適切なメール利用の抑止があげられます。
すべてのメールが保存されているので、利用者のモラル向上に期待できます。
情報流出の抑止などにもつながります。
最後に、運用コスト削減についてもいえるでしょう。
高速で高価なメールサーバーにデータを保存せずとも、安価なストレージで代用できるので費用があまりかかりません。

メールアーカイブよる監査

メールアーカイブよる監査 今や社外とのやり取りに留まらず、社内の人間同士とも電子メールが使われています。
近い距離に居るのにも関わらず口頭ではなく、ネット上でやり取りするのは形として文などが残ることが関係しています。
こうした点から現在ビジネス面ではメールアーカイブという機能を活用するように社員たちに促されているほどです。
アーカイブという言葉からわかるように、全ての事柄を保存するという事なので、現代のように送受信が膨大になっている状態では必要不可欠なことです。
そして、こういったメールアーカイブは監査の対象にも指定されています。
メールというのは情報漏えいの要因として最も割合が多いと言われています。
そのため、文面だけに限らずに添付されているファイルに至るまで管理している者が追跡できるようにしておかなければならないのです。
また、組織が巨大化するほど社員一人一人に目が向かなくなるので、勝手な都合で消されてしまってもわかりません。
そういった時、メールアーカイブという一元管理できる方法は内部統制という観点から非常に望ましい形だと言えるわけです。
そして、監査が行いやすいという事はすぐに取るべき対処が決められるので手遅れになりません。

新着情報

◎2017/8/21

メールアーカイブ機能の使い方
の情報を更新しました。

◎2017/6/30

サイトを公開しました

「社内 監査」
に関連するツイート
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監査(かんさ、audit または auditing)とは、ある事象・対象に関し、遵守すべき法令や社内規程などの規準に照らして、業務や成果物がそれらに則っているかどうかの証拠を収集し、その証拠に基づいて、監査対象の有効性を利害関係者に合理的に保証すること。

Twitter kaisyajyouhou 役立つビジネス情報

返信 リツイート 昨日 22:01

監査法人のパートナーになるやつって社内政治がうまいやつが多い。とりあえず自分では解答出さずに、解答が出そうな時ないしは大勢が一致してきた時にあたかも自分がリードしてきましたって顔する。

監査法人のパートナーになるやつって社内政治がうまいやつが多い。とりあえず自分では解答出さずに、解答が出そうな時ないしは大勢が一致してい時にあたかも自分がリードしてきましたって奴ばかり。 だから、扱いやすい笑

福利厚生も整いつつあることも。「武藤さんを見殺しにするな!」 。これがストライキの合い言葉になっていたという。職工たちのストライキにより、武 藤は監査役として復職した。その後、彼は社内の事実上の最高実力者にのし上がってい くのである。

無駄な事務作業の少なさ/多さ = [監査法人のアタリ/ハズレ] × [内部(社内監査担当者のアタリ/ハズレ] × [実務担当者の問題意識] ってことでおけ?

Twitter amane_sawatari 沢渡あまね@職場の問題かるた(CV:戸松遥/絵:白井匠)

返信 リツイート 昨日 10:08

社内監査で引っかかってしまった俺の一挙手一投足

社内監査とか正味どうでもよいのでストレスチェックみたいなの真面目にやったことなし(毎月実施されてはいる

...今の企業統治は、外部の監査システムだけ、どんどん大きくなっていますが、そもそもの「内部での企業統治システム」が本質です。東芝でも外部へちゃんと情報が公開されずに監査も機能していなかったからです。 『社内の理念統治』が本質です。 t.co/wDlXnwETfr チカイケ秀夫@Parsonal VCCEO on Twitter https://twitter.com/chikagoo/status/941440351432093696/photo/1?utm_source=fb&utm_medium=fb&utm_campaign=chikagoo...

【企業統治の本質】『内部の自浄作用を発揮する』 今の企業統治は、外部の監査システムだけ、どんどん大きくなっていますが、そもそもの「内部での企業統治システム」が本質です。東芝でも外部へちゃんと情報が公開されずに監査も機能していなかったからです。 『社内の理念統治』が本質です。 pic.twitter.com/wDlXnwETfr

Twitter chikagoo チカイケ秀夫@Parsonal VCCEO

返信 リツイート 12/15(金) 7:50

クロネコいたときも感じたけど社内監査のたびに帳尻合わせる監査に意味ないよなと。忙しいから日常対応してる暇ないのが問題なんだけど。管理サイドがこれやれあれやれと言うたびに中間管理職がぎゃーぎゃー現場にうるさく言って現場は上層部の悪口ばっかり